# Intent Agent vorbereiten Der **Intent-Agent** ist eine Funktion, die Nutzer aktivieren können, um die KI-Effizienz zu verbessern. Durch das Hinzufügen von Beschreibungen für Ordner ermöglicht der Intent Agent der KI, die Datenbankquelle zu durchsuchen und zu bewerten, welche Informationen für die Nutzer am relevantesten sind. Die KI verwendet diese Ordnerbeschreibungen, um die Ordner zu identifizieren und zu priorisieren, die am wahrscheinlichsten relevante Informationen enthalten. Diese Funktion verwandelt Datenbankquellen von einfachen Dateispeichern in strukturierte Ressourcen, die für einen schnellen und genauen Datenabruf optimiert sind. #### Wie es funktioniert 1. **Ordnerbeschreibungen**: Benutzer geben kurze Beschreibungen für jeden hochgeladenen Ordner an, sodass die KI den Inhalt des Ordners besser verstehen kann. 2. **Intelligentes Scannen**: Die KI analysiert diese Ordnerbeschreibungen zunächst, bevor sie große Datenmengen verarbeitet. 3. **Relevanzbewertung**: Die KI erkennt, welche Ordner am ehesten relevante Informationen enthalten. 4. **Gezielte Suche**: Die KI konzentriert sich darauf, Dateien in den vielversprechendsten Ordnern zu durchsuchen. ## Allgemeine Best Practices 1. **Komplexe und große Ordner vermeiden**: * Organisieren Sie Dateien in klar definierte Unterordner, basierend auf bestimmten Themen, Schwerpunkten oder Kategorien. * *Beispiel*: Teilen Sie einen großen Abteilungsordner in kleinere Unterordner auf, z. B. projektspezifische Unterordner für die gesamte Vertriebsabteilung. 2. **Ordner-Tiefe begrenzen**: * Halten Sie Ordnerstrukturen flach, mit maximal vier Ebenen. * *Beispiel*: * Hauptordner → 1. Unterordner * Unterordner Nr. 1 → 2. Unterordner * Unterordner Nr. 2 → 3. Unterordner * Unterordner Nr. 3 → 4. Unterordner 3. **Datenbankquellen sauber halten**: * Entfernen Sie regelmäßig Duplikate, ungenutzte Dokumente und andere unnötige Dateien, um die Datenbankquelle organisiert und effizient zu halten. 4. **Einheitliche Beschriftung**: * Erstellen Sie ein standardisiertes Benennungsschema für Dateien, einschließlich relevanter Schlüsselwörter und gegebenenfalls Datumsangaben. 5. **Sicherstellen, dass Dateien vollständige Informationen enthalten**: * Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente die notwendigen Details enthalten, um potenzielle Anfragen zu beantworten. * *Beispiel A*: Beschriften Sie Vorlagen für Unternehmensdokumente eindeutig und fügen Sie das Wort „Vorlage“ im Dateinamen hinzu. * *Beispiel B*: Fügen Sie in Dokumenten die Verantwortlichkeiten und den Umfang jedes Teams oder jeder Abteilung hinzu, damit die KI Benutzer zu den richtigen Ressourcen leiten kann. 6. ***K*****nüpf relevante Datenbankquellen**: * Verknüpfen Sie relevante Datenbankquellen mit Ihrem Data Room, um konsistente und genaue Antworten bereitzustellen. 7. ***S*****tart klein**: * Konzentrieren Sie sich zunächst auf das Erstellen von Ordnerbeschreibungen für komplexe Ordner, streben Sie dabei jedoch weiterhin an, alle Ordner klar und beschreibend zu gestalten. 8. **Größe der Datenbankquellen angemessen verwalten**: * Sie können bis zu 1.000 Ordner mit Beschreibungen erstellen, ohne an Genauigkeit einzubüßen. Es ist jedoch am besten, die Ordnerstruktur schrittweise zu erweitern, um eine gut organisierte Datenbankquelle beizubehalten. ### Tipps zum Erstellen von Ordnerbeschreibungen 1. **Kontext bereitstellen**: * Beschreiben Sie den Inhalt des Ordners klar und erklären Sie, wie die Informationen verwendet werden können. 2. **Beschreibungen kurz halten**: * Beschränken Sie Ihre Beschreibungen auf 500–800 Zeichen, um Klarheit und Lesbarkeit zu gewährleisten. 3. ***V*****erwenden Sie Schlüsselwörter**: * Fügen Sie Wörter ein, die üblicherweise mit dem Inhalt des Ordners verbunden sind. Diese Schlüsselwörter verbessern die Suchgenauigkeit und Kategorisierung. 4. **Direkt sein**: * Vermeiden Sie unnötige Einleitungen und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Details des Ordnerinhalts. * **Beispiel**: * *Vorher*: Der Ordner „{{folder name}}“ enthält wichtige Dateien. * *Nachher*: Dieser Ordner enthält Dateien, die sich auf XYZ beziehen. ### Gliederung für eine „gute“ Ordnerbeschreibung Nachfolgend finden Sie eine Beispiel-Ordnerbeschreibung mit drei Hauptteilen: (a) kurze Beschreibung, (b) Details zum Ordnerinhalt und (c) Schlüsselwörter. Beispiel*: Beschreibung eines mit Verwaltungsformularen gefüllten Ordners* * Ordnerbeschreibung: „Dieser Ordner enthält wesentliche Verwaltungs- und Betriebsformulare sowie Dokumente für 'COMPANY A', einschließlich Formulare für das Onboarding von Mitarbeitern, Präferenzberechnungen und Verfahren des Qualitätsmanagements. Dieser Ordner besteht aus Verwaltungs- und Betriebsformularen, die verschiedene Aspekte des Unternehmensbetriebs, der Compliance und des Mitarbeitermanagements unterstützen.“ ### **Aufschlüsselung der Ordnerbeschreibung**: | *kurze Beschreibung* | „Enthält wesentliche Verwaltungs- und Betriebsformulare sowie Dokumente für 'COMPANY A'...“ | | -------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | *Inhaltsdetails* | „...einschließlich Formulare für das Onboarding von Mitarbeitern, Präferenzberechnungen und Verfahren des Qualitätsmanagements...“ | | *Schlüsselwörter* | „...Dieser Ordner besteht aus Verwaltungs- und Betriebsformularen, die verschiedene Aspekte des Unternehmensbetriebs, der Compliance und des Mitarbeitermanagements unterstützen.“ | ### So verbessern Sie Ordnerbeschreibungen 1. ***Fall 1: Zu lang***. Beschreibungen, die redundant sind, können die Effizienz verringern. | *Beispielfall* | *schlechte Ordnerbeschreibung* | *verbesserte Beschreibung* | | ----------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | *Beschreibung eines mit Verwaltungsformularen gefüllten Ordners.* |

Dieser Ordner enthält eine Vielzahl von Formularen und Dokumenten, die für unterschiedliche administrative, operative und Compliance-Zwecke verwendet werden. Hier ist eine detaillierte Zusammenfassung seines Inhalts:

  1. TR48-02: Dieses Formular wird verwendet, um Firmeneigentum zu dokumentieren, das vorübergehend an Mitarbeiter übergeben wird. Es enthält Felder für Artikeldetails, Seriennummern, Abteilung sowie Unterschriften für Ausgabe und Rückgabe.
  2. TR48-03: Dieses Formular ist ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter. Es beschreibt die erforderlichen Schulungen und Einführungen, einschließlich Sicherheitsunterweisungen, Rundgängen durch die Abteilungen und spezifischer beruflicher Schulungen.
  3. TR48-05: Dieses Dokument beschreibt die Bedingungen der Geheimhaltungsvereinbarung zwischen den Parteien, einschließlich der Rückgabe oder Vernichtung vertraulicher Dokumente, Rechte an Entwicklungen und der geltenden Gesetze.
  4. TR48-10: Dieses Formular wird für Lieferanteninformationen verwendet, insbesondere in Bezug auf Umweltmanagementsysteme und die Einhaltung verschiedener Umweltvorschriften.
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Enthält wesentliche Verwaltungs- und Betriebsformulare sowie Dokumente für 'COMPANY A', einschließlich Formulare für das Onboarding von Mitarbeitern, Eigentumsverwaltung, Geheimhaltungsvereinbarungen, Lieferanteninformationen, Zugriffsrechte und Geräteanforderungen, Präferenzberechnungen und Verfahren des Qualitätsmanagements.

Diese Dokumente unterstützen kritische Aspekte des Unternehmensbetriebs, gewährleisten die Compliance und erleichtern ein effektives Mitarbeitermanagement.

| 1. ***Fall 2: Zu kurz***. Beschreibungen, die nicht genügend Kontext liefern. | *Beispielfall* | *schlechte Ordnerbeschreibung* | *verbesserte Beschreibung* | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | *Beschreibung eines Ordners, der alle Details zu einem Praktikums- und Auszubildendenprogramm im Unternehmen enthält* | Ordner für Auszubildende |

Enthält wesentliche Dokumente zum Ausbildungs- und Trainingsprogramm des Unternehmens.

Dieser Ordner enthält Informationen zu Ausbildungsplätzen, Kontaktdaten der Ausbilder und Richtlinien für Auszubildende. Behandelte Themen sind unter anderem Arbeitszeitanforderungen, Urlaubsansprüche, Prüfungsregelungen und Anforderungen an Ausbildungsnachweise sowie Details zu zusätzlichen Weiterbildungsmöglichkeiten.

Er dient als wichtige Ressource für Auszubildende und Ausbilder bei 'COMPANY A' und unterstützt ein effektives Programmmanagement und die Weiterentwicklung.

| 1. ***Fall 3: Uneinheitliche Schlüsselwörter***. Verwenden Sie Wörter, die in den Dokumenten häufig verwendet und im gesamten Unternehmen allgemein verstanden werden. | *Beispielfall* | *schlechte Ordnerbeschreibung* | *verbesserte Beschreibung* | | -------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | *Beschreibung eines Ordners zu den Geräten und Werkzeugen eines Vertriebsteams.* | Enthält Dokumente mit Informationen zu den vom Vertriebsteam verwendeten Gegenständen |

Enthält wesentliche Dokumente für das Vertriebsteam von 'COMPANY A' (TeamB2B), darunter:

Diese Dokumente beschreiben die Ausrüstung, Werkzeuge und Materialien, die für Außendienstaktivitäten, Produktvorführungen und Kundenpräsentationen verwendet werden, und unterstützen die betriebliche Effizienz und Wirksamkeit des Teams.

| ## **FAQs** * **Wie entscheidet der Intent Agent, welche Ordner am relevantesten sind?** * Der Intent Agent analysiert vom Benutzer bereitgestellte Ordnerbeschreibungen, um Ordner zu identifizieren und zu priorisieren, die wahrscheinlich relevante Informationen enthalten, bevor der Inhalt verarbeitet wird. * **Wann ist es am besten, die Intent- Agent-Funktion zu verwenden?** * Die Funktion ist am nützlichsten, wenn sie auf Datenbankquellen mit mehreren Ordnern und klar voneinander abgegrenzten Themenbereichen angewendet wird, da sie relevante Informationen so effizient priorisieren und abrufen kann. * **Gibt es eine Mindestanzahl an Dateien oder Ordnern, die erforderlich ist, damit der Intent Agent wirksam ist?** * Es gibt keine feste Mindestanzahl an Dateien oder Ordnern, die für die Verwendung des Intent Agent erforderlich ist. Die Funktion ist jedoch am nützlichsten, wenn sie auf Datenbankquellen mit mehreren Ordnern und klar voneinander abgegrenzten Themenbereichen angewendet wird, da sie relevante Informationen so effizient priorisieren und abrufen kann. * **Was passiert, wenn ich keine Ordnerbeschreibungen bereitstelle? Funktioniert der Intent Agent trotzdem?** * Ohne Ordnerbeschreibungen funktioniert der Intent Agent möglicherweise nicht optimal, da diese Beschreibungen für die Relevanzbewertung entscheidend sind. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.en.theblockbrain.ai/de/fur-entwickler/erweiterte-funktionen-erstellen-und-anwenden/intent-agent-vorbereiten.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.